Créer et gérer des utilisateurs
| Site: | UNESS Assistance |
| Course: | Gestion |
| Book: | Créer et gérer des utilisateurs |
| Printed by: | Guest user |
| Date: | Saturday, 1 August 2026, 1:37 AM |
Description
- Ce tutoriel est à destination des gestionnaires.
- Prérequis : avoir accès au menu « personnes et fonctions »
- Documentation associée : Tableau des fonctions et permissions
Étape 1 : Créer un utilisateur
- Dans le menu « Personne et fonctions », cliquer sur Ajouter une personne
- Remplir l’état civil de l’utilisateur (prénom, nom, date de naissance) ainsi que ses informations professionnelles ou universitaires (numéro étudiant, INE, RPPS, adresse mail, si une majoration de temps doit être appliquée, selon les cas)
- Cliquer sur Créer l’utilisateur
Étape 2 : ajouter une adresse mail secondaire
- Pour ajouter un mail secondaire à l’utilisateur, entrer l’adresse dans le champ "adresses mail secondaires" puis cliquer sur
pour l’ajouter
- Supprimer le mail secondaire en cliquant sur la poubelle.
Étape 3 (optionnelle) : ajouter une fonction
- Pour ajouter une fonction à l’utilisateur, dans sa fiche, sélectionner l’entité de rattachement, la fonction souhaitée (Cf Fonctions et permissions) et éventuellement sa formation
- Cliquer sur
pour ajouter la fonction. Plusieurs fonctions peuvent être ajoutées à un même utilisateur.
Le choix de la ou des fonction(s) associée(s) à l’utilisateur est important, ces fonctions lui donneront accès à des menus spécifiques et des permissions d’accès et de modifications dans les différentes applications de l’environnement Uness. Si vous avez un doute quant à la fonction à attribuer, rendez-vous dans la section Fonction et permissions ou contactez l'équipe support.
Étape 4 (optionnelle) : ajouter dans une promotion et/ou un groupe
- Il est également possible d’ajouter l’utilisateur dans une promotion et/ou un groupe sur son profil. Pour cela dans « Promotions », chercher la promotion dans le menu déroulant. S’affichent toutes les promotions de l'entité de rattachement de l'utilisateur. Indiquer la date d’effet et cliquer sur
pour ajouter.
- Dans « Groupe », chercher le groupe dans le menu déroulant. S’affichent les groupes dont vous êtes administrateur. Indiquer la date d’effet et cliquer sur
pour l'ajouter.
Étape 1 (alternative) : importer des utilisateurs
- Pour créer plusieurs utilisateurs en une seule fois, dans Personnes et fonctions, cliquer sur Importer
- Télécharger le fichier modèle en cliquant sur télécharger le fichier modèle
- Puis le remplir selon les indications (nom, prénom, mail, fonction selon la liste, entité, mails secondaires…)
Bien remplir les données obligatoires, à savoir : Nom, Prénom, adresse mail.
- Cliquer sur Charger un fichier d’import.
- Une fois le fichier importé, deux possibilités :
- si tout le fichier ne comporte aucune erreur ou divergence avec les données préexistantes dans notre système, toutes les personnes seront créées automatiquement
- si le fichier comporte des erreurs (données obligatoires manquantes) ou des divergence avec les données préexistantes dans notre système, une fenêtre vous informe du nombre d'utilisateurs qui seront créés automatiquement et du nombre de lignes restant à traiter à la prochaine étape ("lignes en erreur")
- Un tableau récapitules les données contenues dans le fichier et le statut de chaque ligne : la coche verte
indique que l'utilisateur a bien été créé, la coche rouge 
indique qu'un choix ou qu'une correction doivent être apportés à la ligne avant de pouvoir créer l'utilisateur (a)
- Pour les lignes en "erreur"
: selon les cas, soit choisir l'information à garder (provenant du fichier d'import ou de l'existant), sur toute la ligne pour que l'utilisateur soit automatiquement créé (b), soit si l'erreur persiste sans choix disponible, aller dans le sélecteur action de masse et choisir exporter uniquement les erreurs (c). Le fichier obtenu doit être corrigé avant un nouvel import
Attention ! Avant de faire l'export des erreurs, il est nécessaire de faire les choix de données à sauvegarder pour toutes les lignes concernées, afin que seules les lignes en erreurs, sans choix, ne subsiste, pour effectuer un nouvel import.